Principais Responsabilidades

• Criar e manter uma lista de tarefas semanais;
• Auxiliar proativamente na conclusão das tarefas, garantindo que todos os prazos sejam cumpridos;
• Preparar materiais necessários e fornecer suporte em tempo real conforme necessário para as reuniões;
• Agendar, rastrear e coordenar todos os compromissos pessoais e sociais, reuniões e confirmações de presença;
• Fazer gestão dos recados pessoais, atuar nas necessidades pessoais do dia a dia (fornecer suporte semelhante para os demais executivos quando necessário);
• Atividades de Gestão da Casa: Gerenciar o inventário e suprimentos da casa; fazer pedidos de itens necessários, reabastecer suprimentos e manter o manual da casa atualizado;
• Supervisionar relacionamentos com fornecedores da casa e buscar novos fornecedores conforme necessário; coordenar todos os compromissos de fornecedores e visitantes;
• Coordenar com a equipe de Finanças para gerenciar a folha de pagamento da casa;
• Coordenar e gerenciar fornecedores para eventos no local, como reuniões sociais, jantares privados e churrascos; lidar com aspectos logísticos dos eventos, gerenciamento de convidados e coordenação geral;
• Gerenciar uma agenda complexa e em constante mudança para compromissos empresariais e pessoais;
• Organizar reuniões, criar agendas, preparar documentos e registrar atas conforme necessário;
• Organizar viagens, incluindo voos, vistos, transferências e reservas de hotel e criar itinerários;
• Comprar presentes para parceiros de negócios conforme orientado pelo CEO;
• Ser o ponto de contato profissional para os clientes, agendando reuniões;
• Rastrear e reconciliar despesas pessoais, preparando relatórios mensais, garantindo que todas as despesas sejam registradas com precisão e em tempo hábil;
• Preparar e organizar documentos, agendas e papéis; criar e preparar apresentações; fornecer cobertura para outros membros da equipe conforme necessário.